Was kostet KI-Automatisierung? Richtwerte für 2026
Von „ein paar Hundert Euro“ bis „sechsstellig“ ist alles zu lesen. Hier sind realistische Richtwerte für typische Projekte in kleinen und mittleren Unternehmen, und wie du ausrechnest, ob es sich lohnt.
Kurz gesagt
Ein einfacher automatisierter Ablauf kostet meist 300 bis 900 €, ein Ablauf mit KI-Schritt 900 bis 2.500 €, ein Chatbot mit eigenem Firmenwissen 1.500 bis 4.000 €. Dazu kommen laufend etwa 20 bis 150 € pro Monat für KI-Dienste und Hosting. Alle Werte sind Richtwerte inkl. USt.
Richtwerte nach Projektart
| Projektart | Beispiel | Einmalig (Richtwert) |
|---|---|---|
| Einfacher Workflow ohne KI | Formular → CRM → Bestätigungs-E-Mail | 300 – 900 € |
| Workflow mit KI-Schritt | E-Mails einordnen, Daten aus PDFs auslesen | 900 – 2.500 € |
| KI-Chatbot mit Firmenwissen | Beantwortet Fragen auf Basis eurer Inhalte | 1.500 – 4.000 € |
| Mehrere verbundene Abläufe | Anfrage → Angebot → Termin → Rechnung | 3.000 – 8.000 € |
| Individuelle KI-Lösung | Eigene Anwendung oder Integration in bestehende Software | ab 6.000 € |
Richtwerte inkl. USt. für den DACH-Raum, Stand 2026. Der genaue Preis hängt von Anzahl der Systeme, Datenqualität und Sonderfällen ab.
Laufende Kosten
Nach dem Aufbau fallen meist nur geringe laufende Kosten an: Gebühren für KI-Dienste nach Nutzung, eventuell ein Automatisierungs-Tool und Hosting. Für typische KMU-Abläufe liegt das bei etwa 20 bis 150 € pro Monat. Wartung ist optional und lohnt sich vor allem, wenn sich angebundene Programme häufig ändern.
Was den Preis nach oben oder unten treibt
- Anzahl der angebundenen Programme und ob sie eine saubere Schnittstelle (API) haben
- Wie einheitlich die Eingangsdaten sind: gleiches Formular vs. jede E-Mail anders
- Wie viele Sonderfälle es gibt und wie sie behandelt werden sollen
- Ob ein Mensch Ergebnisse freigibt oder der Ablauf komplett selbstständig läuft
- Anforderungen an Datenschutz, Hosting in der EU und Protokollierung
So rechnest du aus, ob es sich lohnt
- 1
Zeit pro Durchlauf schätzen
Wie viele Minuten kostet die Aufgabe heute jedes Mal?
- 2
Häufigkeit zählen
Wie oft pro Monat kommt sie vor?
- 3
In Euro umrechnen
Minuten × Häufigkeit ÷ 60 × interner Stundensatz = Kosten pro Monat.
- 4
Mit der Investition vergleichen
Einmalige Kosten ÷ monatliche Ersparnis = Monate bis sich die Automatisierung bezahlt macht.
Rechenbeispiel
Beispiel: Ein Betrieb bekommt 150 Anfragen im Monat. Jede wird händisch gelesen, eingeordnet und mit einer Standardantwort beantwortet, rund 6 Minuten pro Anfrage. Das sind 15 Stunden im Monat. Bei 45 € internem Stundensatz kostet das 675 € pro Monat.
Eine Automatisierung, die Anfragen einordnet und Antworten vorbereitet, kostet einmalig etwa 1.800 € plus 40 € im Monat. Sie hat sich nach rund drei Monaten bezahlt gemacht und spart danach jedes Jahr über 7.000 €.
Förderungen
Digitalisierungs- und KI-Projekte können in Österreich und Deutschland teilweise gefördert werden, etwa über Programme für KMU-Digitalisierung. Konditionen und Fristen ändern sich regelmäßig. Wir prüfen im Erstgespräch gerne, ob für dein Vorhaben eine Förderung infrage kommt.
Was meistens gefragt wird
01Gibt es KI-Automatisierung auch als Pauschalpreis?
Ja. Sobald der Ablauf klar beschrieben ist, ist ein Fixpreis üblich und für beide Seiten planbarer als Abrechnung nach Stunden.
02Warum sind fertige Tools manchmal günstiger?
Standard-Tools decken Standardfälle ab. Sobald eigene Programme, Sonderfälle oder Datenschutzanforderungen dazukommen, entstehen Umwege, die im Alltag mehr Zeit kosten, als das Tool spart.
03Was passiert, wenn sich ein angebundenes Programm ändert?
Dann muss die Verbindung angepasst werden. Mit einer schlanken Wartungsvereinbarung passiert das ohne Ausfall, sonst nach Aufwand.
04Kann ich in Raten zahlen?
Ja. Größere Projekte lassen sich in Raten aufteilen, etwa in monatliche Beträge über die Projektlaufzeit oder danach. Die Aufteilung vereinbaren wir individuell im Angebot.
05Sind die genannten Preise verbindlich?
Nein, es sind Richtwerte zur Orientierung. Ein verbindliches Angebot gibt es nach einem kurzen Erstgespräch, in dem wir deinen Ablauf konkret anschauen.